Gestión de flotas

La gestión de flotas es el proceso que los gerentes de flotas utilizan para administrar toda la información de flotas y activos, desde la adquisición hasta la eliminación. Esto permite a las empresas reducir costes, mejorar la eficiencia y garantizar el cumplimiento en toda una operación de flota.

Reduzca los costes de su flota

El control de flotas puede ser un reto en el mejor de los casos. Si a esto se añaden las influencias externas a las que se enfrenta un gestor de flota, como los cambios en la legislación, la incertidumbre en el mercado del automóvil y la espiral de costes, la tarea puede llegar a ser abrumadora.

Entonces, ¿cuál es el propósito de la gestión de flotas, qué papel tiene que desempeñar el software de gestión de flotas y cómo ayuda al control de flotas?

¿Cuál es el propósito de la gestión de flotas?

Cualquier organización que incorpore vehículos para su uso dentro de la empresa requiere algún tipo de software de gestión de flotas.

Su objetivo es controlar todo el ciclo de vida de los vehículos, además de reducir los riesgos asociados, mejorar la eficiencia, aumentar la productividad y garantizar el cumplimiento de la legislación.

Los vehículos privados utilizados con fines de trabajo, conocidos como flota gris, también deberían incluirse en este proceso.

Las empresas de flotas son extensas. Los transportistas, los mensajeros, las ventas, los servicios, el transporte público y los servicios de emergencia necesitan un control de flotas para ser gestionadas.

El conocimiento de los procesos necesarios para gestionar una flota permite a la empresa controlar los costes asociados, seguir siendo competitiva en el mercado y ayudar a cumplir las expectativas de servicio al cliente. La gestión de flotas puede llevarse a cabo dentro de la empresa, normalmente mediante el nombramiento de un gestor de flotas, o subcontratado a un proveedor externo de soluciones de flotas.

Retos a los que se enfrentan los gestores de flotas

Al igual que el nivel de responsabilidades de un administrador de activos, un administrador de flotas es responsable de cinco áreas clave de la flota:

• Adquisición de vehículos
• Gastos en combustible
• Mantenimiento de vehículos
• Salud y seguridad y cumplimiento

A cada uno de ellos le echamos un vistazo.

Adquisición de vehículos

La evaluación de los cambios en la legislación de vehículos, la determinación del propósito y la idoneidad de los vehículos, la negociación de acuerdos con los fabricantes de vehículos, todo ello se realiza en colaboración con el administrador de la flota.

El consumo de combustible, los impuestos y los costes de seguro, además de las expectativas de los empleados, también deben tenerse en cuenta a la hora de seleccionar los vehículos de flota adecuados.

Si a esto se añade una consideración hacia el final de la vida útil y el valor de reventa del vehículo, pronto queda claro por qué el papel puede ser un reto. Hay que cumplir con las asignaciones presupuestarias y siempre se pueden lograr ahorros.

Gestión de combustible

Probablemente uno de los mayores retos de ahorro de costes para un gestor de flotas es el aumento cada vez mayor de los costes de combustible.

Las fluctuaciones en los precios de mercado y los factores externos que influyen en los precios están fuera del control de un administrador de flotas, pero existen opciones para ayudar a reducir los gastos de combustible y los costos.

Un gestor de flota eficaz necesita evaluar todas las opciones para ver si todavía ofrecen el mayor ahorro de costes.

La gasolina sigue siendo líder del mercado, pero el margen está disminuyendo debido a la creciente popularidad de los vehículos eléctricos e híbridos.

Los gestores de flotas pueden realizar un análisis de coste-beneficio de las opciones de combustible como forma de determinar el más adecuado para los vehículos a su cargo.

Las consideraciones deben ir a un precio de compra más alto de los vehículos eléctricos e híbridos contra los costos de funcionamiento y el rendimiento más bajo para determinar la idoneidad.

La elección de la tarjeta de combustible es primordial para cualquier flota, ya que permite seleccionar la mejor relación calidad-precio para satisfacer las necesidades.

Además, la telemática puede desempeñar un papel importante en la observación a distancia del comportamiento de los conductores y el efecto en la gestión del combustible, además del seguimiento de vehículos y determinar las rutas más rentables.

Mantenimiento de vehículos

La supervisión del programa de mantenimiento de los vehículos dentro de la flota puede realizarse internamente con recursos propios o externalizándose en función del tamaño del análisis de costes y beneficios.

La responsabilidad del administrador de la flota es asegurar que los seguimiento de vehículos se lleven a cabo para cumplir con la legislación. Esto incluye comprobaciones diarias del conductor, inspecciones previas a la compra del vehículo, comprobaciones periódicas de mantenimiento y para garantizar que el vehículo esté en perfectas condiciones de funcionamiento.

Salud y seguridad

En caso de que ocurra un accidente y un conductor tenga un accidente, la responsabilidad del administrador de la flota es asegurarse de que esto se haga en consecuencia.

Es necesario establecer procedimientos de notificación sólidos que permitan a los conductores hacer frente a un accidente siguiendo correctamente los procedimientos de notificación de seguros, de modo que las reclamaciones puedan tramitarse rápida y eficazmente con los trabajos de reparación necesarios.

Huelga decir que un gestor de flota será responsable tanto del desarrollo como de la aplicación de la política de salud y seguridad, además de asegurarse de que los registros de formación de los conductores estén actualizados para minimizar el riesgo de que se produzcan accidentes en la flota en primer lugar.

Cumplimiento de los requisitos

Comprobaciones diarias, hojas de inspección, comprobaciones del conductor, defectos, informes, ITVs, seguros….la lista continúa.

El cumplimiento y la gestión de riesgos de la flota es una parte esencial de la función y todos los aspectos deben ser llevados a cabo y documentados.

De este modo, se garantiza la disponibilidad de una pista completa de información para cada vehículo, tanto a efectos de auditoría como en caso de accidente, en caso de que sea necesario realizar una reclamación o una investigación.

La legislación sobre vehículos está cambiando rápidamente, particularmente con el cambio a la estructura de pruebas de vehículos de la WLTP.

Esto significa que es imperativo que los gestores de flotas sean conscientes de los cambios en la legislación que podrían tener un impacto directo en su funcionamiento y actuar en consecuencia.

Control de costes

El control de flotas y la reducción de costes es siempre una prioridad para cualquier empresa y la gestión de flotas no es una excepción.

Los gestores de flotas deben analizar la información pertinente sobre su flota y determinar las zonas que pueden mejorarse.

Esto puede incluir la reducción de los costes de compra de vehículos, la revisión del consumo de combustible y el análisis del comportamiento de los conductores, logrando más por menos.

Los neumáticos poco inflados pueden aumentar los gastos en combustible en un 15%. Conozca otras formas de reducir sus costos de administración de flotas

Evitar la sobrecarga de información

Las flotas generan una gran cantidad de datos que un gestor de flota puede revisar, algunos de los cuales pueden ser útiles, pero muchos de ellos probablemente no lo sean.

El rastreo de cantidades tan grandes de información lleva mucho tiempo y corre el riesgo de perder información importante y relevante. La actualización de dicha información también tiene implicaciones de tiempo y dinero administrativos.

El software de gestión de flotas puede ayudar a clasificar la información innecesaria y generar informes sólo sobre las áreas que usted necesita o que tienen la información, pero que no saben qué hacer con ella ni la analizan correctamente.

Ampliar la función del gestor de flotas

El papel de la tecnología está evolucionando rápidamente, lo que llevará a la expansión del papel de los gestores de flotas también.

La gestión de la movilidad, la gestión de activos y el nivel de responsabilidad para medir y controlar el impacto medioambiental de una empresa empezarán a ser competencia del gestor de flota.

La incorporación de software de gestión de flotas será fundamental para ayudar a conseguirlo.

¿Qué es el software de gestión de flotas?

El software de gestión de flotas permite tener información relevante sobre el rendimiento de su flota al alcance de la mano.

En efecto, se trata de una sofisticada base de datos con numerosas aplicaciones que permite registrar y reportar los atributos clave que pueden ayudar a mejorar la eficiencia y reducir los costos.

Lo hacen reduciendo el tiempo de inactividad y mejorando la productividad.

En resumen, la incorporación de un sistema de software en la gestión de flotas mejora la gestión de:

• Vehículos, bienes y equipo
• Mantenimiento y reparación
• Combustible y emisiones
• Conductores, incluidos los controles de los permisos de conducir
• Talleres y programación – inspecciones, informes de defectos y auditorías piezas e inventario
• Gestión de accidentes y riesgos
• Cumplimiento normativo y legal
• Presupuesto y previsiones

…y mucho más.